Soạn thảo, xử lý và tổng hợp văn bản trong một nơi
Trợ Lý Văn Phòng AI hỗ trợ tham mưu dự thảo, đánh giá và hoàn thiện văn bản, tạo hồ sơ, gộp bảng số liệu và chuyển PDF/scan sang Word cho công việc hành chính hằng ngày.
Trợ lý cuộc họp
Chưa chọn cuộc họp
Trợ lý cuộc họp
Tải tệp âm thanh cuộc họp lên, rà bản chép lời có mốc thời gian, kiểm tra quyết định/nhiệm vụ và duyệt biên bản trước khi xuất Word.
Chọn một cuộc họp rồi tải âm thanh. Tệp lớn sẽ được chia thành phần để có thể tiếp tục khi mạng chập chờn.
Rà soát có nguồn
Cuộc họp
Trợ lý cuộc họp
Chưa chọn cuộc họp
Trợ lý cuộc họp
Từ âm thanh đến biên bản có nguồn, theo từng bước rõ ràng.
Bước 2
Đang xử lý cuộc họp
Bạn có thể rời trang; hệ thống máy chủ sẽ tiếp tục xử lý.
0% hoàn tất
0:00Đã xử lý
0:00Tổng thời lượng
0Đoạn bản chép lời
Bước 3
Rà soát nội dung
Đọc bản chép lời, nghe lại nguồn và kiểm tra các nội dung được trích xuất.
Đối chiếu nguồn
Bản chép lời
0 đoạn
Nguồn đã trích xuất
Nội dung trích xuất
0 mục
0:00 / 0:00
Chưa chọn đoạnBấm “Nghe” ở một đoạn bản chép lời để đối chiếu.
Bước 4
Tạo sản phẩm từ cuộc họp
Chọn loại văn bản để mở trong hệ thống soạn văn bản hiện có, tiếp tục rà soát và xem trước Word.
Xác nhận thông tin
Tạo văn bản
Đánh giá và hoàn thiện văn bản
Trợ lý chấm chất lượng, phát hiện điểm yếu nội dung, đề xuất nâng cấp và tự động áp dụng các sửa đổi an toàn.
PDF dùng để Trợ lý đọc và góp ý; tải tệp đã chỉnh sửa chỉ hỗ trợ .docx.
Có thể tải kế hoạch cấp trên, công văn chỉ đạo hoặc tài liệu gốc mà văn bản cần bám theo. DOCX/PDF · tối đa 10 tệp.
Văn bản
Bản xem trước
Định dạng Word
Tạo trọn bộ hồ sơ phản hồi
Trợ lý bóc tách yêu cầu, lập danh sách kiểm tra, xác định dữ liệu còn thiếu và soạn các dự thảo cần thiết.
Hỗ trợ Word hoặc PDF: công văn, kế hoạch, văn bản chỉ đạo hoặc yêu cầu báo cáo.
Có thể chọn nhiều tệp Word/PDF kèm theo để Trợ lý đọc cùng văn bản đến.
Chọn đúng hệ để hệ thống nạp prompt, quy tắc và thể thức Word tương ứng.
Số văn bản sẽ để dạng “...” khi xuất tệp.
Ngày để trống, hệ thống tự ghi tháng và năm hiện tại.
Trợ lý chỉ sử dụng thông tin được cung cấp và không tự bịa kết quả hoặc số liệu.
Chưa chọn văn bản mẫu.
Bộ hồ sơ phản hồi
Dự thảo và tài liệu xử lý
TL
Trợ lý sẽ soạn các dự thảo cần thiết
Dự thảo báo cáo, công văn gửi kèm, bảng tổng hợp và danh sách kiểm tra sẽ xuất hiện tại đây.
Tạo văn bản từ ý chỉ đạo, nhiệm vụ hoặc vấn đề cần xử lý
Nhập nội dung chỉ đạo, vấn đề cần xử lý hoặc nhiệm vụ được giao; Trợ lý phân tích hướng xử lý, đề xuất loại văn bản và soạn dự thảo có thể tiếp tục hoàn thiện.
Vì nền hành chínhhiệu quả hơn
Thiết lập nhanh
Chọn loại cụ thể để hệ thống nạp đúng prompt và gợi ý vài thông tin nên bổ sung nếu người dùng đã có.
Thông tin văn bản
Hệ văn bản và cấu hình đã lưu
Cấu hình mặc định tự điền khi biểu mẫu còn trống; chọn cấu hình khác để thay ngay.
Văn bản tham khảo
Lựa chọn nguồn tham khảo để hỗ trợ soạn thảo.
Chưa chọn văn bản mẫu.
Dự thảo văn bản
TL
Trợ lý sẽ soạn dự thảo cần thiết
Các dự thảo văn bản cần thiết sẽ xuất hiện tại đây.
Hồ sơ pháp lý
Tạo hợp đồng, đơn và bộ hồ sơ dân sự
Chọn vụ việc cần giải quyết, nhập dữ liệu theo nhánh và để hệ thống kiểm tra thông tin bắt buộc trước khi xuất bộ Word dự thảo.
MVP
Hồ sơ đã lưu
Lưu để tiếp tục khi quay lại
Hồ sơ chỉ thuộc tài khoản đang đăng nhập.
Bộ hồ sơ đầu ra
Văn bản, giấy tờ và bước tiếp theo
PL
Chưa có bộ hồ sơ
Sau khi kiểm tra, hệ thống sẽ liệt kê văn bản có thể tạo, giấy tờ cần chuẩn bị và các bước tiếp theo.
Tố tụng hình sự
Trợ lý hồ sơ tố tụng hình sự
Tạo một hồ sơ nguồn, gắn nhiều người theo vai trò tố tụng, chọn thủ tục và kiểm tra dữ liệu trước khi sinh bộ Word dự thảo.
MVP
Hồ sơ đã lưu
Lưu để tiếp tục khi quay lại
Hồ sơ chỉ thuộc tài khoản đang đăng nhập.
Bộ hồ sơ đầu ra
Văn bản theo người và theo vụ án
HS
Chưa có bộ hồ sơ
Sau khi kiểm tra, hệ thống sẽ liệt kê số bản dự kiến và dữ liệu cần tiếp tục đối chiếu.
Trợ lý tổng hợp báo cáo cấp tỉnh
Tải nhiều báo cáo nguồn để hệ thống bóc tách đơn vị, số liệu, khó khăn, kiến nghị và dựng bản tổng hợp có nguồn kiểm tra.
Thông tin thể thức bộ hồ sơ Word Các trường có dấu * bắt buộc nhập trước khi tải xuống
Số văn bản để dạng “...”; ngày để trống, tháng và năm tự lấy theo hiện tại.
Có thể chọn nhiều tệp Word/PDF/TXT. Tệp scan ảnh cần OCR trước để đọc được nội dung.
Nếu để trống, hệ thống chỉ thống kê theo các đơn vị phát hiện trong tệp tải lên.
Bước 2 · Người dùng phê duyệt
0 chỉ tiêu
Duyệt bộ chỉ tiêu trước khi rà số liệu
Chọn, đổi tên, sửa đơn vị và cách tổng hợp. Trợ lý chỉ rà số liệu theo bộ chỉ tiêu người dùng duyệt tại đây.
Kết quả phân tích ngữ nghĩa
Mục tiêu, chỉ tiêu và chứng cứ nguồn
Σ
Chưa có dữ liệu tổng hợp
Chọn nhiều báo cáo nguồn để hệ thống gom số liệu, phát hiện thiếu sót và nhóm kiến nghị.
Gộp bảng số liệu
Gộp nhiều tệp Excel/CSV/Word có bảng, kiểm tra thiếu–trùng–sai số liệu và xuất Excel tổng hợp.
Hỗ trợ tệp .xlsx, .csv, .docx có bảng. Tệp .doc cũ cần lưu/chuyển sang .docx trước khi tải lên.
Chọn một hoặc nhiều tệp .xlsx, .csv, .docx; .doc cũ nên chuyển sang .docx.
Tổng hợp dữ liệu
Bảng chuẩn và kiểm tra dữ liệu
XL
Chưa có bảng dữ liệu
Tải Excel/CSV/Word có bảng để bắt đầu tổng hợp.
Chuyển PDF/scan sang Word
Đọc PDF hoặc ảnh scan, giữ nguyên nội dung nhận dạng và dựng lại tệp Word theo thể thức văn bản đã chọn.
Hỗ trợ 1 PDF hoặc nhiều ảnh JPG/PNG của cùng một văn bản; kéo-thả ảnh để xếp đúng thứ tự trang.
Word đầu ra
Bản xem trước DOCX
DOCX
Chưa có tệp Word
Kết quả chuyển đổi và cảnh báo OCR sẽ hiển thị tại đây.
W
Bản Word sẽ hiển thị sau khi chuyển
Hệ thống dựng DOCX mới, không sao chép nguyên định dạng lỗi từ scan.
Kho mẫu văn bản
Mẫu tài khoản và mẫu hệ thống
Quản lý kho mẫu riêng, xem kho mẫu dùng chung và chọn mẫu có chủ đích khi soạn trong chức năng tham mưu.
Danh sách mẫu
Kho mẫu của tài khoản
Mẫu tài khoản là kho riêng của người dùng hiện tại, dùng có chủ đích khi tham mưu.
M
Chưa tải kho mẫu
Bấm làm mới hoặc tải lên văn bản mẫu đầu tiên.
Lịch sử xử lý
Theo dõi các lượt sử dụng
Xem lại thời gian, chức năng, tài liệu và kết quả của từng lượt xử lý.
Lịch sử xử lý được hiển thị trong 10 ngày. File kết quả được lưu trong 5 ngày.
| Thời gian | Chức năng | Kết quả | Điểm | Thao tác |
|---|---|---|---|---|
| Chưa tải lịch sử. | ||||
Gói dịch vụ và thanh toán
Gói dịch vụ và thanh toán
Theo dõi số dư, điểm sử dụng và lựa chọn gói dịch vụ phù hợp.
Tài khoản hiện tại
Chưa đăng nhập
Đăng nhập để xem số dư và gói đang sử dụng.
Thời hạn sử dụng
Thời hạn theo cấu hình gói
Tính từ ngày kích hoạt · Không tự động gia hạn
Điểm còn lại
0
Đã sử dụng
0
Tổng điểm khả dụng
0
Điểm cộng thêm
0
Thanh toán
Lịch sử mua gói
| Thời gian | Mã đơn | Gói | Số tiền | Trạng thái |
|---|---|---|---|---|
| Đăng nhập để xem lịch sử mua gói. | ||||
Chọn gói phù hợp
Gói cá nhân hoặc gói đơn vị
Cơ bản
99.000đ
Phù hợp người dùng cá nhân có nhu cầu sử dụng không thường xuyên, chủ yếu soạn thảo, chỉnh sửa và xử lý các công việc văn phòng thông dụng.
200 điểm sử dụng
Thời hạn sử dụng
Thời hạn theo cấu hình gói
Tính từ ngày kích hoạt · Không tự động gia hạn
- Soạn thảo và hoàn thiện văn bản
- Tổng hợp bảng số liệu
- Phù hợp nhu cầu sử dụng không thường xuyên
Tiêu chuẩn
199.000đ
Phù hợp người dùng thường xuyên sử dụng AI để soạn thảo, rà soát văn bản và xử lý công việc hằng ngày.
430 điểm sử dụng
Thời hạn sử dụng
Thời hạn theo cấu hình gói
Tính từ ngày kích hoạt · Không tự động gia hạn
- 430 điểm cho nhu cầu sử dụng thường xuyên
- Sử dụng các công cụ chính của hệ thống
- Cân bằng giữa chi phí và lượng điểm
Chuyên nghiệp
399.000đ
Phù hợp người dùng có khối lượng công việc lớn, thường xuyên xử lý văn bản dài, hồ sơ, báo cáo hoặc nhiều tác vụ liên tiếp.
900 điểm sử dụng
Thời hạn sử dụng
Thời hạn theo cấu hình gói
Tính từ ngày kích hoạt · Không tự động gia hạn
- 900 điểm cho khối lượng xử lý lớn
- Phù hợp văn bản, hồ sơ và báo cáo dài
- Hạn chế nhu cầu mua bổ sung điểm
DÀNH CHO TỔ CHỨC
Gói đơn vị
Dành cho cơ quan, đơn vị, tổ chức hoặc nhóm làm việc có nhu cầu sử dụng Trợ Lý Văn Phòng AI với khối lượng lớn. Hỗ trợ tư vấn cấu hình và triển khai phù hợp với nhu cầu thực tế.
- Phù hợp nhu cầu sử dụng cho nhiều người
- Lượng điểm lớn hơn gói cá nhân
- Hỗ trợ triển khai và hướng dẫn sử dụng
Văn phòng
799.000đ
Phù hợp nhóm, bộ phận hoặc đơn vị có nhu cầu sử dụng thường xuyên và cần lượng điểm xử lý lớn.
1.850 điểm sử dụng
Thời hạn sử dụng
Thời hạn theo cấu hình gói
Tính từ ngày kích hoạt · Không tự động gia hạn
- 1.850 điểm sử dụng
- Phù hợp nhu cầu xử lý công việc với khối lượng lớn
- Hỗ trợ tư vấn và triển khai
Cách tính điểm
Minh bạch trước khi xử lý
Số điểm sử dụng được tính theo độ dài tài liệu, loại tác vụ và mức độ xử lý. Điểm chỉ được giữ lại khi tác vụ hoàn tất thành công; nếu tác vụ lỗi sau khi đã ghi nhận điểm, hệ thống sẽ hoàn điểm.
Dự kiến hiển thị trước tác vụ
Dự kiến sử dụng: 6-9 điểm
Số dư sau khi xử lý: khoảng 177-180 điểm
Cộng tác viên & hoa hồng
CTV Tiêu chuẩn · 5%
Giới thiệu người dùng và theo dõi thu nhập
Hoa hồng tính theo số tiền khách mua gói và chỉ ghi nhận sau khi quản trị viên xác nhận thanh toán.
Hoa hồng tháng này0đ
Chờ thanh toán0đ
Tổng đã nhận0đ
Mã giới thiệu—
Khách hàng hợp lệ0
Doanh thu phát sinh0đ
KỲ THANH TOÁN
Đang tích lũy—
Hoa hồng kỳ0đ
Dư chuyển sang0đ
Tổng dự kiến0đ
Chốt kỳ—
Dự kiến thanh toán—
Hoa hồng từ 50.000đ trở lên sẽ được thanh toán vào tài khoản ngân hàng đã đăng ký. Số dư dưới 50.000đ được tự động cộng dồn sang kỳ tiếp theo.
Vui lòng cập nhật tài khoản ngân hàng trước ngày thanh toán để nhận hoa hồng.
Lịch sử thanh toán
| Kỳ | Hoa hồng | Dư chuyển sang | Số tiền thanh toán | Ngày dự kiến | Trạng thái | Chi tiết thanh toán |
|---|
Link giới thiệu
Chia sẻ link này cho người dùng mới. Khi tài khoản đó mua gói và đơn được duyệt, hệ thống tự ghi nhận hoa hồng theo tiền gói.
Xếp hạng CTV
5%
CTV Tiêu chuẩn
Hạng CTV được xác định theo tổng số khách hàng thanh toán hợp lệ tích lũy. Khi đạt hạng mới, hạng được duy trì vĩnh viễn.
0 / 20 kháchCòn 20 khách để đạt Bạc · hoa hồng 6%
Các hạng CTV
| Thời gian | Người mua | Gói | Tiền gói | Hoa hồng | Trạng thái |
|---|
Video hướng dẫn
Hướng dẫn sử dụng
Video hướng dẫn giúp bạn sử dụng nhanh và hiệu quả các chức năng của Trợ lý Văn phòng AI.
Đang tải video hướng dẫn…
Hướng dẫn nhanh
Sử dụng Trợ Lý Văn Phòng trong 5 bước
Chưa tiện xem video? Xem nhanh quy trình chung trước khi bắt đầu.
Xác định việc cần làm
Soạn mới, sửa tệp có sẵn, tổng hợp số liệu, chuyển scan hay dùng mẫu.
Chọn đúng chức năng
Bắt đầu tại công cụ phù hợp để biểu mẫu và kết quả đúng với nhu cầu.
Cung cấp dữ liệu
Nhập mục đích, đơn vị, thời gian, số liệu, nhiệm vụ, căn cứ và tài liệu tham khảo.
Kiểm tra kết quả Trợ lý
Rà tên riêng, số liệu, căn cứ, phân công, thời hạn, thẩm quyền ký và nơi nhận.
Tải xuống và hoàn thiện
Xem trước định dạng, chỉnh sửa cần thiết rồi trình người có thẩm quyền phê duyệt.
Lưu ý: Trợ lý hỗ trợ soạn thảo và rà soát. Người dùng chịu trách nhiệm kiểm tra, phê duyệt và sử dụng nội dung cuối cùng.
Chọn theo công việc
06 chức năng
Bạn đang cần thực hiện công việc nào?
Chọn theo tình huống thực tế. Mỗi thẻ sẽ đưa người dùng đến đúng công cụ và cho biết cần chuẩn bị gì.
01
Tôi mới có ý tưởng hoặc yêu cầu chỉ đạo
Chọn Tham mưu văn bản để soạn kế hoạch, báo cáo, công văn, thông báo, bài phát biểu hoặc tờ trình.
- Chưa có văn bản hoàn chỉnh
- Cần tạo dự thảo từ thông tin ban đầu
02
Tôi đã có tệp Word nhưng văn bản còn lỗi
Chọn Hoàn thiện văn bản để rà chính tả, câu từ, logic, thể thức và áp dụng chỉnh sửa an toàn.
- Đã có tệp Word cần kiểm tra
- Muốn xem đề xuất trước khi sửa
03
Tôi cần lập hợp đồng hoặc hồ sơ pháp lý
Chọn Hồ sơ pháp lý để nhập thông tin một lần, kiểm tra dữ liệu bắt buộc và tạo bộ tài liệu Word.
- Lập hợp đồng, đơn hoặc danh sách kiểm tra
- Cần nhiều tài liệu từ cùng một vụ việc
04
Tôi có bảng Excel hoặc Word cần tổng hợp
Chọn Tổng hợp bảng số liệu để gộp báo cáo, phát hiện thiếu hoặc trùng và xuất bảng tổng hợp.
- Nhiều đơn vị cùng báo cáo
- Cần so sánh tiến độ hoặc kết quả
05
Tôi có PDF hoặc bản scan cần chuyển sang Word
Chọn Chuyển PDF/scan sang Word để nhận dạng nội dung và dựng lại tệp có thể chỉnh sửa.
- Tài liệu là PDF, ảnh hoặc bản scan
- Cần giữ nội dung để tiếp tục hoàn thiện
06
Tôi muốn dùng một văn bản mẫu có sẵn
Chọn Kho mẫu văn bản để tìm mẫu chuẩn, tham khảo bố cục và dùng lại cho văn bản mới.
- Đã có mẫu của đơn vị hoặc mẫu chuẩn
- Muốn giữ văn phong và thể thức quen thuộc
Làm mẫu từ đầu đến cuối
Tham mưu văn bản
Ví dụ: tải kế hoạch cấp trên lên để soạn kế hoạch triển khai
Ví dụ, người dùng tại UBND xã Minh An có tệp Ke-hoach-cap-tren.docx và cần làm kế hoạch triển khai tại xã.
Mở đúng chức năng
Vào Sản phẩm → Tham mưu văn bản. Đây là nơi dùng khi mới có yêu cầu, ý tưởng hoặc tài liệu làm căn cứ để tạo dự thảo mới.
Nhập yêu cầu vào ô “Ý chỉ đạo hoặc vấn đề cần tham mưu”
Viết rõ việc cần làm, đối tượng thực hiện, thời hạn và sản phẩm đầu ra. Không chỉ ghi “hãy soạn kế hoạch”.
“Căn cứ kế hoạch cấp trên trong tệp đính kèm, soạn Kế hoạch triển khai tại UBND xã Minh An; phân công nhiệm vụ cho công chức chuyên môn và các thôn, nêu thời hạn hoàn thành, sản phẩm cần nộp và chế độ báo cáo Chủ tịch UBND xã.”
Tải tài liệu vào “Hồ sơ/tài liệu đầu vào”
Bấm Chọn hoặc kéo thả tài liệu hồ sơ, chọn Ke-hoach-cap-tren.docx và các tệp liên quan nếu có. Có thể tải Word, PDF, TXT, Excel, CSV hoặc ảnh; tối đa 10 tệp.
Tài liệu tải lên là căn cứ để Trợ lý đọc nội dung, không phải là kết quả cuối cùng. Tệp càng rõ và đủ trang, kết quả càng sát.
Chọn hệ và loại văn bản
Ở Hệ văn bản, chọn Văn bản hành chính nếu đây là kế hoạch của cơ quan nhà nước. Ở Loại văn bản mong muốn, chọn Kế hoạch. Nếu chưa biết chọn loại nào, để Để Trợ lý đề xuất.
Nếu xuất hiện ô Loại chi tiết, chọn loại cụ thể để hệ thống áp dụng đúng quy tắc soạn thảo.
Điền thông tin thể thức trước khi tạo
Điền các trường có dấu *. Với ví dụ này, có thể nhập Cơ quan chủ quản: UBND huyện Minh An, Cơ quan ban hành/đơn vị soạn thảo: UBND xã Minh An, Địa danh: xã Minh An, Chức vụ người ký: Chủ tịch UBND xã và họ tên người ký. Nếu đã lưu cấu hình nhanh, chọn đúng hệ văn bản, chọn cấu hình rồi bấm Áp dụng.
Chọn kiểu dự thảo phù hợp
Đọc phần giải thích ngay dưới đây trước khi chọn. Với lần đầu hoặc cần bản gọn để lãnh đạo xem, chọn Dự thảo trình ký.
Tạo, đọc và tải kết quả
Bấm Phân tích và tạo dự thảo. Đọc từng dự thảo ở khu vực kết quả, kiểm tra số liệu và nhiệm vụ, chỉnh nội dung cần thiết rồi bấm Tải dự thảo Word.
Chọn kiểu dự thảo
Trình ký, chi tiết và nâng cao khác nhau thế nào?
Ba lựa chọn này chỉ thay đổi cách Trợ lý triển khai đầu ra; người dùng vẫn cần kiểm tra nội dung.
Dự thảo trình ký
Dùng khi: cần một bản chính gọn, rõ để Chủ tịch UBND xã đọc, cho ý kiến và ký sau khi rà soát.
- Ưu tiên một dự thảo chính.
- Ít ô chờ điền, câu chữ cô đọng.
- Phù hợp lần đầu hoặc việc đã đủ thông tin.
Ví dụ: Kế hoạch triển khai của UBND xã Minh An đã xác định rõ nhiệm vụ và thời hạn.
Dự thảo chi tiết
Dùng khi: công chức UBND xã cần bản làm việc đầy đủ hơn để tiếp tục hoàn thiện hồ sơ.
- Phân tích kỹ bối cảnh, nhiệm vụ, cách làm và sản phẩm.
- Tập trung vào một dự thảo chính.
- Không tự tạo thêm văn bản phụ.
Ví dụ: kế hoạch của UBND xã cần mô tả rõ từng nhóm việc, tiến độ và trách nhiệm phối hợp.
Dự thảo nâng cao
Dùng khi: UBND xã cần nhiều đầu ra liên quan và người dùng đã cung cấp đủ dữ liệu.
- Tạo dự thảo chính và văn bản phụ thật sự cần thiết.
- Mỗi văn bản phụ được xử lý theo yêu cầu riêng.
- Có thể mất nhiều thời gian và lượt xử lý hơn.
Ví dụ: Kế hoạch triển khai của UBND xã kèm Quyết định phân công và Thông báo giao nhiệm vụ.
Kho mẫu văn bản áp dụng như thế nào?
Dùng mẫu để giữ bố cục và cách viết, không bê nguyên dữ kiện cũ
Trong chức năng Tham mưu văn bản, tại mục Văn bản tham khảo, chọn Chọn từ Kho mẫu rồi bấm Chọn văn bản mẫu.
- Lọc theo hệ văn bản, loại văn bản hoặc năm; chọn mẫu cùng loại với văn bản cần soạn.
- Bấm Xem mẫu để kiểm tra nguồn, bố cục và phiên bản trước khi dùng.
- Chọn Giữ văn phong và logic của văn bản mẫu nếu chỉ muốn học cách chia mục, lập luận và cách viết.
- Chọn Tạo văn bản mới dựa trên văn bản mẫu nếu muốn giữ khung bố cục nhưng viết lại toàn bộ theo dữ liệu mới.
- Quay lại biểu mẫu, kiểm tra mẫu đã chọn rồi bấm Phân tích và tạo dự thảo.
Ví dụ: UBND xã Minh An cần làm Kế hoạch triển khai thì nên chọn một mẫu Kế hoạch triển khai của UBND xã tương tự. Không chọn mẫu cũ chỉ vì có sẵn; phải kiểm tra lại căn cứ, ngày tháng, tên đơn vị, số liệu và thẩm quyền.
Làm mẫu từ đầu đến cuối
Hoàn thiện văn bản
Ví dụ: tải công văn của UBND xã lên để kiểm tra trước khi phát hành
Ví dụ, người dùng có tệp Cong-van-UBND-xa.docx của UBND xã Minh An và muốn rà lỗi thể thức, câu chữ, số liệu trước khi trình ký.
Mở đúng chức năng
Vào Sản phẩm → Hoàn thiện văn bản. Chức năng này dùng cho tệp đã có sẵn; không dùng để soạn một văn bản hoàn toàn mới.
Chọn “Hệ văn bản” và “Loại văn bản”
Chọn Văn bản hành chính, Văn bản của Đảng hoặc Văn bản Đoàn đúng với tệp. Ở Loại văn bản, chọn Công văn, Báo cáo, Kế hoạch...; nếu chưa chắc, chọn Để Trợ lý tự nhận diện.
Tải tệp vào “Tệp Word/PDF cần rà soát”
Chọn Cong-van-UBND-xa.docx. Tệp .docx phù hợp nhất nếu muốn tiếp tục áp dụng chỉnh sửa; PDF chủ yếu dùng để đọc và góp ý.
Ghi rõ yêu cầu trong “Yêu cầu của người dùng”
Nêu phần cần giữ nguyên và phần cần kiểm tra. Ví dụ:
“Giữ nguyên tên UBND xã Minh An, tên Chủ tịch UBND xã, số liệu và mốc thời gian; kiểm tra thể thức, câu dài, lỗi chính tả và nơi nhận.”
Bấm “Đánh giá và tham mưu”
Chờ Trợ lý đọc tệp. Kết quả gồm bản xem trước văn bản, điểm/nhận xét và danh sách lỗi hoặc đề xuất chỉnh sửa.
Đọc từng đề xuất, không áp dụng máy móc
Đối chiếu đề xuất với bản gốc; giữ hoặc bỏ từng thay đổi. Dùng Xem trước văn bản để kiểm tra bố cục sau khi chỉnh.
Tải bản hoàn thiện
Chỉ tải tệp sau khi đã kiểm tra lại số, ngày, tên riêng, căn cứ, nơi nhận và người ký. Nếu còn nội dung chưa đúng, bổ sung yêu cầu rồi phân tích lại.
Làm mẫu từ đầu đến cuối
Hồ sơ pháp lý
Ví dụ: lập hồ sơ pháp lý tại UBND xã
Ví dụ, người dùng tại UBND xã Minh An cần lập hồ sơ chứng thực hợp đồng tặng cho quyền sử dụng đất từ thông tin các bên và giấy tờ liên quan.
Mở “Hồ sơ pháp lý”
Vào Sản phẩm → Hồ sơ pháp lý. Đây là chức năng để tạo hợp đồng, đơn, danh sách kiểm tra và bộ tài liệu dân sự từ một vụ việc.
Chọn “Nhóm nghiệp vụ”
Ở cột Chọn việc cần giải quyết, lọc nhóm nghiệp vụ nếu danh mục có nhiều lựa chọn.
Chọn “Vụ việc”
Chọn đúng loại hồ sơ, ví dụ Chứng thực hợp đồng tặng cho quyền sử dụng đất tại UBND xã, rồi đọc phần tóm tắt để biết hồ sơ cần những dữ liệu nào.
Nhập hoặc quét giấy tờ đầu vào
Nếu màn hình hiện phần tài liệu đầu vào, tải giấy tờ tùy thân, giấy chứng nhận quyền sử dụng đất hoặc tệp liên quan. Kiểm tra họ tên, số giấy tờ và ngày cấp trước khi dùng dữ liệu trích xuất.
Điền phần “Kiểm tra và xác nhận dữ liệu”
Điền các trường bắt buộc của vụ việc: các bên, tài sản/giao dịch, địa chỉ, giá trị, ngày tháng và thông tin liên quan. Trường nào chưa có thì để trống có chủ đích và bổ sung sau, không tự đoán.
Bấm “Kiểm tra hồ sơ”
Đọc bảng kiểm tra pháp lý sơ bộ theo trạng thái đỏ, vàng, xanh. Sửa mục màu đỏ trước; đọc cảnh báo màu vàng trước khi quyết định tiếp tục.
Lưu và tải bộ hồ sơ
Có thể đặt tên rồi bấm Lưu hồ sơ để quay lại sau. Chỉ bấm Tải bộ hồ sơ Word khi đã rà lại danh tính, quyền sở hữu, ngày tháng và căn cứ.
Làm mẫu từ đầu đến cuối
Tổng hợp bảng số liệu
Ví dụ: gộp bảng Excel của các thôn trong xã
Ví dụ, người dùng tại UBND xã Minh An có 5 tệp báo cáo của các thôn và cần tạo một tệp Excel tổng hợp để báo cáo UBND huyện.
Mở “Gộp bảng số liệu”
Vào Sản phẩm → Tổng hợp bảng số liệu. Chức năng này phù hợp khi UBND xã cần gộp các bảng số liệu do các thôn gửi lên.
Chuẩn bị và chọn nhiều tệp
Ở Các bảng số liệu, chọn một hoặc nhiều tệp .xlsx, .csv, .docx. Tệp .doc cũ nên chuyển sang .docx trước khi tải.
Kiểm tra nhanh trước khi bấm gộp
Các tệp nên có tên thôn, kỳ báo cáo, tiêu đề cột và đơn vị tính thống nhất. Nếu một tệp dùng “người”, tệp khác dùng “trường hợp”, UBND xã cần sửa lại trước.
Bấm “Gộp và kiểm tra bảng”
Trợ lý đọc các bảng, tạo bảng chuẩn và hiển thị cảnh báo thiếu, trùng hoặc sai cấu trúc.
Đọc “Bảng chuẩn và kiểm tra dữ liệu”
Đối chiếu số dòng, tổng số, tên đơn vị, cột bị thiếu và các giá trị bất thường. Nếu sai do tệp nguồn, sửa tệp nguồn rồi tải lại.
Tải “Excel tổng hợp”
Chỉ bấm Tải Excel tổng hợp sau khi đã kiểm tra các cảnh báo. Tệp xuất ra dùng để tiếp tục rà soát hoặc làm báo cáo.
Làm mẫu từ đầu đến cuối
Chuyển PDF/scan sang Word
Ví dụ: chuyển quyết định của UBND xã từ bản scan sang Word
Ví dụ, người dùng có tệp Quyet-dinh-UBND-xa-scan.pdf và muốn nhận tệp Word có thể chỉnh sửa.
Mở “Chuyển PDF/scan sang Word”
Vào Sản phẩm → Chuyển PDF/scan sang Word. Dùng PDF hoặc ảnh scan; nếu có tệp Word thì đi thẳng sang Hoàn thiện văn bản.
Chọn tài liệu ở “PDF hoặc ảnh scan”
Chọn Quyet-dinh-UBND-xa-scan.pdf hoặc nhiều ảnh .jpg/.jpeg/.png của cùng văn bản. Nếu chọn nhiều ảnh, kéo thả để xếp đúng thứ tự trang.
Kiểm tra bản gốc trước khi chuyển
Đảm bảo ảnh đủ sáng, không mất góc, không bị nghiêng và đủ trang. Trang mờ hoặc bị che sẽ làm Trợ lý nhận dạng sai.
Bấm “Chuyển sang Word”
Chờ hệ thống nhận dạng nội dung, dựng DOCX và hiển thị cảnh báo OCR nếu có.
Đối chiếu “Tài liệu tải lên” và “Bản xem trước DOCX”
Đọc phần Nội dung đã nhận dạng, so sánh số, ngày, tên riêng, dấu tiếng Việt, bảng và xuống dòng với bản gốc.
Tải hoặc chuyển sang chức năng tiếp theo
Bấm Tải tệp Word. Nếu cần rà soát tiếp, bấm Đưa sang Hoàn thiện văn bản; nếu là mẫu chuẩn, có thể Lưu vào Kho mẫu.
Làm mẫu từ đầu đến cuối
Kho mẫu văn bản
Ví dụ: lưu mẫu chuẩn của UBND xã và dùng lại khi soạn văn bản
Ví dụ, người dùng có tệp Ke-hoach-UBND-xa.docx đã được duyệt và muốn những lần sau có thể dùng lại đúng bố cục.
Mở “Kho mẫu văn bản”
Vào Kho mẫu văn bản. Mẫu tài khoản là kho riêng của người dùng; mẫu hệ thống là mẫu dùng chung theo quyền được cấp.
Tải tệp ở phần “Thêm mẫu”
Chọn tệp .doc/.docx/.pdf/.txt tại ô Tệp văn bản mẫu. Đặt Tên mẫu dễ tìm, ví dụ “Kế hoạch triển khai nhiệm vụ UBND xã Minh An”.
Phân loại mẫu trước khi lưu
Chọn Hệ văn bản, Loại văn bản/mẫu hồ sơ, Ngành/cơ quan áp dụng, Lĩnh vực chi tiết và Năm mẫu. Ghi rõ tình huống dùng tại Ghi chú sử dụng.
Bấm “Lưu vào kho mẫu”
Kiểm tra lại tên và phân loại rồi lưu. Nếu đang xem một dự thảo trong Tham mưu văn bản, có thể bấm Lưu dự thảo đang xem để đưa bản đó vào kho.
Tìm và xem lại mẫu
Nhập từ khóa ở phần tìm kiếm, chọn bộ lọc rồi bấm Lọc. Xem tên, loại, hệ văn bản, ngành và năm trước khi dùng.
Áp dụng mẫu trong Tham mưu văn bản
Vào Tham mưu văn bản → Văn bản tham khảo → Chọn từ Kho mẫu → Chọn văn bản mẫu. Bấm Xem mẫu, chọn mẫu của UBND xã Minh An rồi chọn cách dùng trước khi tạo dự thảo.
Hướng dẫn nhanh
Từng chức năng cần chuẩn bị gì?
Mở phần phù hợp với công việc cần xử lý để xem dữ liệu đầu vào, thao tác và lưu ý quan trọng.
Tham mưu văn bảnSoạn dự thảo từ nhiệm vụ, ý tưởng hoặc yêu cầu chỉ đạo＋
Dùng khi nào?
Khi người dùng tại UBND xã Minh An mới có yêu cầu, ý tưởng hoặc một tệp làm căn cứ nhưng chưa có văn bản hoàn chỉnh.
Cần chuẩn bị
- Ý định cần tham mưu: làm gì, cho ai, thời hạn nào.
- Tài liệu nguồn nếu có: Word, PDF, TXT, Excel, CSV hoặc ảnh.
- Thông tin thể thức: cơ quan, ký hiệu, địa danh và người ký.
Ví dụ yêu cầu
“Dựa trên kế hoạch cấp trên đính kèm, soạn Kế hoạch triển khai tại UBND xã Minh An; phân công nhiệm vụ cho công chức chuyên môn và các thôn, nêu thời hạn hoàn thành, sản phẩm đầu ra và chế độ báo cáo Chủ tịch UBND xã.”
Các bước đúng theo màn hình
- Vào Sản phẩm → Tham mưu văn bản.
- Nhập yêu cầu vào ô Ý chỉ đạo hoặc vấn đề cần tham mưu.
- Ở Hồ sơ/tài liệu đầu vào, bấm Chọn hoặc kéo thả tài liệu hồ sơ để tải tệp.
- Chọn Hệ văn bản, Loại văn bản mong muốn và Loại chi tiết nếu có.
- Điền các trường thể thức có dấu * hoặc chọn cấu hình nhanh đã lưu rồi bấm Áp dụng.
- Chọn Kiểu dự thảo, sau đó bấm Phân tích và tạo dự thảo.
- Đọc dự thảo, kiểm tra số liệu và bấm Tải dự thảo Word.
Kết quả và lưu ý
Trợ lý tạo một hoặc nhiều dự thảo theo kiểu đã chọn. Tài liệu tải lên là căn cứ để đọc, không thay thế bước kiểm tra của người dùng.
Hoàn thiện văn bảnRà soát tệp Word và chọn đề xuất chỉnh sửa＋
Dùng khi nào?
Khi đã có tệp Word/PDF và muốn kiểm tra, chỉnh sửa hoặc hoàn thiện trước khi phát hành.
Cần chuẩn bị
- Tệp .docx nếu muốn áp dụng thay đổi vào Word; PDF có thể dùng để đọc và góp ý.
- Loại văn bản nếu đã biết; nếu không, chọn Để Trợ lý tự nhận diện.
- Yêu cầu giữ nguyên tên cơ quan, số liệu, thuật ngữ hoặc đoạn nội dung chuyên môn.
“Giữ nguyên toàn bộ số liệu, tên riêng và mốc thời gian; chỉ sửa lỗi thể thức, câu dài và các chỗ diễn đạt chưa rõ.”
Các bước đúng theo màn hình
- Vào Sản phẩm → Hoàn thiện văn bản.
- Chọn Hệ văn bản và Loại văn bản.
- Ở Tệp Word/PDF cần rà soát, chọn tệp cần kiểm tra.
- Nhập yêu cầu vào Yêu cầu của người dùng nếu có.
- Bấm Đánh giá và tham mưu; chờ bản xem trước và danh sách đề xuất.
- Đọc từng đề xuất, chọn thay đổi phù hợp; dùng Xem trước văn bản để đối chiếu.
- Tải bản Word sau khi kiểm tra lại toàn bộ số liệu và tên riêng.
Kết quả và lưu ý
Trợ lý chỉ đề xuất và áp dụng các thay đổi được chọn. Không chấp nhận tự động mọi đề xuất nếu chưa đối chiếu với bản gốc.
Hồ sơ pháp lýNhập thông tin vụ việc và tạo bộ tài liệu liên quan＋
Dùng khi nào?
Khi cần lập hợp đồng, đơn, danh sách kiểm tra hoặc nhiều tài liệu pháp lý từ cùng một bộ thông tin.
Cần chuẩn bị
- Loại vụ việc và thông tin các bên.
- Thông tin tài sản, giao dịch, mốc thời gian và giấy tờ liên quan.
- Tệp scan hoặc tài liệu chứng minh nếu cần đối chiếu.
Các bước
- Chọn loại hồ sơ.
- Nhập hoặc quét thông tin đầu vào.
- Kiểm tra các trường bắt buộc và lưu hồ sơ.
- Kiểm tra kết quả, rồi tải bộ Word.
Kết quả và lưu ý
Rà lại danh tính, quyền sở hữu, ngày tháng và căn cứ pháp lý; công cụ không thay thế việc kiểm tra nghiệp vụ.
Tổng hợp bảng số liệuGộp Excel, CSV hoặc Word từ các thôn＋
Dùng khi nào?
Khi UBND xã Minh An có nhiều bảng của các thôn cần gộp, so sánh tiến độ hoặc phát hiện thôn chưa báo cáo.
Cần chuẩn bị
- Các tệp .xlsx, .csv, .docx hoặc .doc có bảng số liệu.
- Danh sách thôn phải gửi báo cáo và kỳ báo cáo.
- Chỉ tiêu cần tổng hợp, cách tính và yêu cầu nhận xét nếu có.
Các bước đúng theo màn hình
- Vào Sản phẩm → Tổng hợp bảng số liệu.
- Ở Các bảng số liệu, chọn nhiều tệp cần gộp.
- Nhập kỳ báo cáo, danh sách thôn phải báo cáo và yêu cầu tổng hợp.
- Bấm nút phân tích để xem bảng, cảnh báo thiếu/trùng/sai.
- Đối chiếu tổng số và chỉnh lại dữ liệu nguồn nếu cần.
- Bấm Tải Excel tổng hợp.
Kết quả và lưu ý
Tệp tổng hợp chỉ đáng tin khi tên cột, đơn vị tính và kỳ báo cáo của các tệp nguồn thống nhất.
Chuyển PDF/scan sang WordNhận dạng nội dung từ PDF, ảnh hoặc bản scan＋
Dùng khi nào?
Khi tài liệu chỉ có dạng PDF hoặc ảnh scan và cần chuyển thành tệp Word để tiếp tục chỉnh sửa.
Cần chuẩn bị
- Tệp PDF hoặc ảnh .png/.jpg/.jpeg rõ nét, đủ trang, đúng chiều.
- Chọn đúng Hệ văn bản và thông tin cần giữ nguyên.
Các bước đúng theo màn hình
- Vào Sản phẩm → Chuyển PDF/scan sang Word.
- Ở PDF hoặc ảnh scan, chọn một hoặc nhiều tệp.
- Chọn hệ văn bản và bấm Chuyển sang Word.
- Đọc cảnh báo OCR, xem trước nội dung và bố cục.
- Tải tệp Word, sau đó đối chiếu từng trang với bản gốc.
Kết quả và lưu ý
Trợ lý có thể nhận dạng nhầm ký tự, dấu hoặc bảng biểu; không dùng tệp chuyển đổi làm bản phát hành nếu chưa rà lại.
Kho mẫu văn bảnTìm, xem trước và dùng lại mẫu chuẩn＋
Dùng khi nào?
Khi muốn tìm mẫu chuẩn, xem bố cục hoặc dùng một mẫu đã được duyệt để bắt đầu văn bản mới.
Cần chuẩn bị
- Từ khóa, loại văn bản, ngành/lĩnh vực hoặc năm cần tìm.
- Tệp Word của đơn vị nếu muốn tải mẫu riêng lên kho.
- Dữ liệu mới sẽ thay cho thông tin trong mẫu.
Các bước
- Vào Kho mẫu văn bản và nhập từ khóa.
- Bấm Lọc, xem tên, loại, hệ văn bản và nguồn của mẫu.
- Bấm Xem trước để kiểm tra phiên bản và bố cục.
- Trong Tham mưu văn bản, chọn Văn bản tham khảo → Chọn từ Kho mẫu.
- Bấm Chọn văn bản mẫu, chọn mẫu rồi chọn cách dùng.
- Quay lại biểu mẫu, nhập dữ liệu mới và tạo dự thảo.
Kết quả và lưu ý
Mẫu giúp thống nhất bố cục và cách viết; Trợ lý không được lấy số liệu, ngày tháng hoặc tên riêng cũ thay cho dữ liệu mới.
Ví dụ dễ hiểu
UBND xã Minh An cần soạn kế hoạch triển khai
Người dùng tại UBND xã mới có yêu cầu và thông tin ban đầu, chưa có tệp Word hoàn chỉnh.
Ghi mục tiêu, nhiệm vụ và thời hạn→Chọn “Tham mưu văn bản”→Nhập tình hình của xã→Tạo dự thảo kế hoạch UBND xã→Rà soát rồi trình Chủ tịch UBND xã
Gỡ vướng nhanh
Các lỗi thường gặp
Nếu kết quả chưa sát, hãy kiểm tra lại dữ liệu đầu vào và yêu cầu đã nhập.
Trợ lý tạo nội dung còn chung chung
Hãy bổ sung số liệu, đơn vị thực hiện, thời hạn, kết quả cần đạt và tình hình thực tế thay vì chỉ nhập một câu yêu cầu ngắn.
Văn bản chưa đúng với ý của tôi
Nêu rõ phần cần giữ nguyên, phần cần viết lại, đối tượng đọc và văn phong mong muốn. Có thể thêm một mẫu tham khảo.
Tệp Word sau khi tải xuống bị sai định dạng
Hãy xem trước trong hệ thống, hạn chế mở và lưu qua nhiều phần mềm khác nhau; nếu vẫn lỗi, gửi ảnh chụp vị trí bị lỗi để được hỗ trợ.
Trợ lý làm thay đổi số liệu hoặc tên riêng
Ghi rõ: “Giữ nguyên toàn bộ số liệu, tên riêng và mốc thời gian”, sau đó đối chiếu lại với tài liệu gốc trước khi dùng.
Không biết nên chọn chức năng nào
Quay lại phần “Bạn đang cần thực hiện công việc nào?” và chọn theo tình huống, không chọn theo tên loại tệp.
Luôn có người hỗ trợ
Cần hỗ trợ?
Chụp ảnh vị trí bị lỗi, ghi ngắn gọn thao tác đã thực hiện và gửi cho bộ phận hỗ trợ để được kiểm tra nhanh.
